Регистрационният одит – Топ 5 съвета за големия ден

Денят на регистрационния одит преди получаването на сертификация по стандарта ISO 9001 е времето, когато трябва да докажете, че в организацията ви е приложена ефективна система за управление на качеството, която е в тон с всички изисквания, които Международната организация по сертификация налага.

Регистрационен одит

Подбрали сме топ 5 на съветите, с помощта на които да си осигурите успеха на одита за сертификат ISO 9001. Тези насоки успешно могат да бъдат използвани и при кандидатстване за всякакви други оценки на организацията (потребителски, регулаторни и други).

1. Подгответе се!

В много организации се наблюдава естествената реакция на усилена работа и догонване на изискванията точно преди одита. Повечето одитори са наясно с този факт и са изключително внимателни с документацията. Добрата програма трябва да бъде на ниво по всяко време и дори един неочакван одит не би трябвало да открие съществени пропуски и несъответствия. Не чакайте до последния момент, за да се подготвите!

2. Представянето е всичко!

Когато дойде денят на одита, всички папки, архиви и документи трябва да са добре подредени. Това включва и трансформирането на всички ръкописни документи в печатни. Всичко, което може да бъде напечатано, трябва да бъде – дори и разделите на папките. В този ред на мисли, цялата информация трябва да бъде добре оформена и систематизирана. Предоставете на одиторите цялата нужна информация в подреден и добре оформен вид преди да имат шанса да я поискат!

3. Настанете удобно одитора!

Не са рядкост случаите, в които одиторите са принудени да работят в лобито на организацията, която проверяват. А понякога дори им се налага да се настанят в ъгълчето на нечие бюро. И двата сценария са неприемливи. Не забравяйте, че причинените неудобства могат да направят одитора нещастен, а това несъмнено ще намери отражение и в окончателния доклад от одита. Осигурете на одитора удобно място за работа, напитки и нещо леко за хапване. Накарайте го да се чувства възможно най-комфортно!

4. Демонстрирайте ангажираност на управлението!

За всеки е ясно, че президентът или изпълнителният директор на компанията не участват във всекидневните дейности по поддържането на програмата. Това е разбираемо като се има предвид широкия кръг от дейности, които те изпълняват. Ако обаче ръководството не проявява интерес към одита, това може да бъде възприето като липса на ангажираност от негова страна. Препоръчително е участието на един или повече старши мениджъри поне на срещата преди началото на одита или тази след неговото приключване. Ръководството трябва да участва, за да покаже своята ангажираност към програмата!

5. Не спорете с одитора!

Като част от този одит, одиторът е длъжен да даде своето професионално становище относно програмата за управление на качеството на организацията. Дискусията с одитора е препоръчителна, но тя много бързо и неусетно може да прерасне в разгорещени дебати или дори по-лошо. Ако с одитора не можете да постигнете съгласие по даден въпрос, отбележете, че не сте съгласни с констатацията му и просто продължете напред.

Ще имате възможността да оспорите въпроса след издаването на окончателния доклад и тогава ще го направите, като подкрепите твърденията си с обективни доказателства като справки, документи и други. Позволете на одиторът да документира своите становища и оставете възраженията си за след издаването на официалния доклад!

Обърнете внимание на тези съвети и със сигурност ще си гарантирате успешен одит.

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван.